Az Országos Felügyelőbizottság ellenőrzése a területi szervezeteknél és az Országos Hivatalnál

A MOK Területi Szervezetek Tanácsának 5/2024.01.17. sz. TESZT határozata, illetve az elnökség döntése alapján a területi szervezetek és az országos hivatal ellenőrzését, helyszíni vizsgálatát végezte el az országos felügyelőbizottság. A kamara történetében egyedülálló ellenőrzés célja volt a működési problémák feltárása, helytelen gyakorlatok azonosítása, a jó gyakorlatok megismerése, valamint ezeket követően javaslatok tétele a kamara működésének optimálisabbá tétele érdekében. Az ellenőrzés nem számviteli jellegű volt, azonban kitért a főbb bevételekre, kiadásokra, a szervezeti működés főbb jellemzőire, és az OFB tagjai személyesen is beszéltek a területi szervezetek vezetőivel, munkatársaival, továbbá az országos hivatal vezetőjével és kollégáival is. Az ellenőrzés előzetes tervét az OFB 2024 márciusában állította össze, amely alapján előbb adatokat kértünk be, majd minden területi szervezetnél személyes, helyszíni látogatást tettünk. Ezekre 2024 áprilisa és júliusa között, az Országos Hivatal ellenőrzésére pedig 2024 szeptembere és novembere között került sor. A tapasztalatokat 2024 novemberében összegezte az OFB, a megállapításokat 2024. december elején küldtük meg az érintetteknek. Az ellenőrzés tapasztalatairól 2024. január 31-én, a Manrézán személyesen is tájékoztatást adtunk.

A helyszíni látogatásokon a területi szervezetek vezetői mellett a munkatársak meghallgatására, munkakörük, feladataik felmérésére is sor került. Emellett helyben betekintettük a szerződésekbe, egyes nagy értékű beszerzések dokumentációjába, megtörtént a TESZ-irodák megtekintése is. Az országos hivatal minden munkatársával beszéltünk és megtekintettük a főbb szerződéseket, átnéztük a feladatköröket.

Az ellenőrzésben az országos felügyelőbizottság összes tagja részt vett. Az ellenőrzési megállapításokat és javaslatokat 2024. november 15-én a bizottság egyhangúan fogadta el.

Az OFB javaslatot tett – többek között – egyes munkafolyamatok egységesítésére, a munkatársak belső képzésére, belső minőségbiztosítási rendszer kidolgozására, a munkavállalói teljesítmények mérésére, illetve a teljesítménytől függő bérezésére is.

Megállapította a Bizottság, hogy az egyes területi szervezetek között mind a munkatársak számában és bérezésében, mind a tagi szolgáltatásokban jelentős eltérések mutatkoznak. Utóbbiak vonatkozásában jellemzően nincs tagi elégedettség-mérés és az érdemi visszajelzések elmaradása negatívan hat a szolgáltatások fejlesztésére.

A vizsgálat során fény derült egyes szervezeti működési problémákra (például otthoni távmunkavégzéssel összefüggésben) és adminisztrációs hiányosságokra, melyek korrekciójára szintén javaslatot tettünk.

A gazdálkodás terén felhívtuk a figyelmet transzparenciaszintek kidolgozására, egységes beszerzési és befektetési stratégia szükségességére, az év végi maradványok – takarékos gazdálkodást elősegítendő – területi szervezeteknél hagyására, a bérekben, tiszteletdíjakban jelentkező aránytalanságok mérséklésére, a vállalkozói szemlélet erősítésére. Utóbbira azért is szükség van, mert a területi szervezetek szinte teljes egészében, de az országos szervezet is alapvetően a tagdíjakból gazdálkodik, így a taglétszám esetleges csökkenése a bevételekre is jelentős kockázati tényező.

Az egységes arculat használatában és tagi kommunikáció gyakorlatában is javasoltunk egységesítést, illetve a különböző kommunikációs anyagok, hírlevelek, rendezvények belső megosztását a gyors és naprakész tagi tájékoztatás érdekében. Utóbbinál fontosnak tartjuk, hogy ennek mértéke igazodjon a tagi igényekhez. A területi szervezetek világhálón megjelenése eltérő – egyes TESZ-eknek nincs is honlapja –, és ugyanez igaz a támogatói megállapodásokra, a tagi kedvezmények közzétételére. Utóbbit a tagok az országos szervezet honlapján érhetik el.

Javaslatot tettünk a tagi kapcsolattartás fejlesztésére, a tagi igények, észrevételek, javaslatok eredményesebb jelzését biztosító csatornák működtetésére.

Egyes területi szervezetek időközben már jelezték a működés fejlesztésére, az ellenőrzési tapasztalatok beépítésére vonatkozó konzultációs igényüket. Ezekre, valamint a realizálás iránti igényre figyelemmel tervezünk további tájékoztatásokat, realizációs látogatásokat is. Az ellenőrzés tapasztalatai, az OFB megállapításai a kamara új alapszabályának kidolgozása során is használhatók, ezeket az új alapszabály kidolgozásával összefüggő javaslatában az OFB figyelembe is vette.